Proforma para ínfima cuantía: qué debe incluir

Qué debe incluir una proforma completa

La normativa no impone un formato único de proforma. La entidad fija en su aviso público el plazo para enviarla y la vigencia mínima que debe tener (art. 269, numeral 4). Esta es la lista que usamos y que conviene pedir para poder comparar:

Datos del proveedor

Razón social, RUC, dirección, teléfono y correo.

Fecha y número

Para identificarla en el expediente y contar la vigencia.

Entidad y objeto

A quién va dirigida y qué se compra, con el código del proceso si existe.

Descripción por ítem

Cada característica pedida en las especificaciones y lo que ofrece el proveedor.

Marca, modelo y origen

Permiten verificar el cumplimiento con la ficha técnica del fabricante.

Cantidad y unidad

Las mismas del requerimiento.

Precios

Unitario y total, con subtotal sin IVA, IVA desglosado y total.

Plazo y lugar de entrega

En días desde la orden de compra, y la dirección exacta.

Vigencia

Al menos la vigencia mínima que fijó la entidad.

Garantía

Tiempo, cobertura y cómo se hace efectiva.

Forma de pago

Por ejemplo, contra entrega con acta de entrega-recepción.

Firma

Del representante legal o de la persona autorizada.

¿La proforma necesita firma electrónica?

No es obligatoria. El artículo 47 del Reglamento dispone que en la ínfima cuantía el uso de la firma electrónica es discrecional, y que las proformas no están sujetas a la obligatoriedad de suscripción electrónica. Aun así, una proforma firmada electrónicamente evita dudas sobre su autenticidad.

Cómo comparar proformas

1. Cumplimiento primero. Revise ítem por ítem que cada proforma cumpla todas las especificaciones. Una proforma más barata que no cumple no sirve.
2. Mismo alcance. Compare con el mismo criterio de IVA, transporte, instalación, capacitación y garantía. Si una incluye instalación y otra no, los precios no son comparables.
3. Mejor valor por dinero. La entidad selecciona al proveedor que cumpla con el mejor valor por dinero (art. 269, numeral 6), no solo al de menor precio.
4. Proveedor sin inhabilidades. Antes de elegir, verifique que no tenga inhabilidades ni prohibiciones para contratar con el Estado (art. 269, numeral 6).

Errores de forma y aclaraciones

Si una proforma tiene imprecisiones o inconsistencias de forma, como un total mal sumado o un dato faltante del proveedor, la entidad puede pedir aclaraciones con un término máximo de dos días (art. 269, numeral 5). Lo de fondo, como no cumplir una especificación, no se corrige con una aclaración.

El estado del proveedor en el RUP

Un proveedor inscrito en el Registro Único de Proveedores puede estar habilitado, suspendido o cancelado (art. 35 del Reglamento). Solo el estado habilitado permite participar en los procedimientos; la suspensión produce, mientras dure, la inhabilidad general para contratar con el Estado.

Así es una proforma de USAIMPORT

Cada proforma que enviamos detalla marca, modelo, año de fabricación y país de origen de cada ítem, con una ficha técnica por producto. Indica el plazo de entrega, tiene vigencia de 90 días y garantía de 12 meses, y el pago es contra entrega. USAIMPORT S.A.S. (RUC 0993380282001) está habilitada en el RUP.